Das Max-Planck-Institut für Gesellschaftsforschung (MPIfG) ist eine Einrichtung der Spitzenforschung in den Sozial­wissenschaften mit verkehrsgünstigem Sitz in der Kölner Südstadt. Wir beschäftigen etwa 120 Mitarbeitende in Wissenschaft und Servicegruppen und suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt als Unterstützung der Verwaltung mit 19,5-22,5 Stunden/Woche eine_n

Mitarbeiter_in International Office, Gästebetreuung und Empfang

Sie begeistern sich für:

• Betreuung der internationalen Mitarbeitenden bei behördlichen Angelegenheiten, die die Einreise nach, Verbleib in oder Aus­reise aus Deutschland betreffen (Aufent­halts­titel, Woh­nungs­suche);
• Mitgestaltung des Onboarding-Prozesses im Institut (Welcome-Service);
• Elektronische Beantragung von Entsende- und Ausnahme­verein­barungen über SAP;
• Empfang von Besucher*innen und Gästen, Koordinierung allge­meiner telefo­nischer Anfragen;
• Organisation der Deutschkurse und des Buddy-Programms für Wissen­schaftler*innen;
• Unterstützung der Verwaltungsleitung bei adminis­trativen Aufgaben.

Sie überzeugen uns mit:

• Freude bei den Aufgaben im Bereich International Office und Empfang;
• BA-Studium bzw. Ausbildung im kauf­männischen- oder fremd­sprachlichen Bereich;
• Erste Berufserfahrung in einer ver­gleichbaren Tätigkeit;
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift;
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Produkten;
• Hohes Maß an Serviceorientierung und Zuverlässigkeit;
• Selbstständiges und verantwortungs­bewusstes Arbeiten;
• Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und inter­kulturelle Kompe­tenz.

Die Verteilung der Arbeitszeit auf die Wochentage wird nach Ab­sprache verein­bart. Während Urlaub oder Krank­heit der Kolle­gin am Empfang ist der Arbeits­platz möglichst mit einer erhöh­ten Arbeits­zeit zu besetzen.

Ihre Vorteile bei uns:

• Vielseitige und interessante Aufgaben in einem renommierten, inter­national aus­gerichteten Forschungs­institut;
• Kollegiale Arbeitsatmosphäre, kurze Wege und offene Türen;
• Interne und externe Fortbildungs­angebote;
• 30 Tage Urlaub;
• Zusätzliche Altersversorgung (VBL) sowie eine Jahres­sonder­zahlung;
• Zuschuss in Höhe von 23,28 Euro zum Deutschland-Jobticket;
• Gute Vereinbarkeit von Beruf & Familie, beispiels­weise durch eine Kooperation mit den Fröbel-Kitas;
• Ergonomisch eingerichteter Arbeitsplatz sowie Angebote zum betrieblichen Gesundheitsmanagement;
• Versicherung in der Gruppen-Unfall­versicherung der Max-Planck-Gesellschaft.

Die Vergütung erfolgt je nach Qualifikation und Berufs­erfahrung bis EG 9a TVöD Bund. Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre gemäß TzBfG befristet, ein langfristiges Arbeitsverhältnis wird angestrebt.

Bitte beachten Sie:
Wenn Sie über diese Tätigkeiten hinaus auch Interesse an bis zu 11 Std./W. zusätzlich im Bereich elektro­nischer Abrechnung von Reise­kosten haben (unsere aktuelle Aus­schreibung „Sach­bear­beiter_in Abrechnung Reise­kosten“), vermerken Sie das bitte in Ihrer Bewer­bung.

Die Max-Planck-Gesellschaft tritt für Vielfalt und Gleich­berech­tigung ein. Wir begrüßen aus­drücklich Bewerbungen von Personen mit Schwer­behinderung.

Werden Sie Teil des MPIfG!
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Online-Bewerbungs­portal (unten). Bitte über­mitteln Sie diese mit Ihren in einem PDF-Dokument gebündelten Unter­lagen (An­schrei­ben, Lebens­lauf, Arbeits- und Ab­schluss­zeugnisse). Bewer­bungen per Post oder E-Mail kön­nen nicht berück­sichtigt werden. Bewerbungs­schluss ist der 29. November 2023.

 
Unser Kontakt für Ihre Fragen:
Heike Genzel
Sachgebietsleitung Personal
genzel@mpifg.de